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#1 ToDo-Checkliste für Con-Organisation

Verfasst: 25.05.2016, 14:35
von Tina
in Sachen Con-Orga brauchen wir als Arbeitsgruppen:

1) jemanden, der sich um Anmeldung der Teilnehmer und Rundenanmeldung per Webseite kümmert
2) jemanden, der mit Teilnehmern und Ansprechpartnern des Veranstaltungsorts und ggf. Caterer kommuniziert
3) jemanden, der sich um Druckerzeugnisse kümmert, ggf. über Internetdruckereien
4) Budgetabstimmungen direkt mit dem Schatzmeister
5) Öffentlichkeitsarbeit direkt über die Verantwortlichen hier
6) Ziegen vor Ort

Arbeiten, die anfallen, sind:

im Vorfeld:

- finanzielle Kalkulation und Verwaltung (Kosten Location, Catering sollten von Teilnehmerbeiträgen gedeckt werden - mit Vereinskassenwart abstimmen)
- Finden und Buchen der Location, Terminfindung (Lage, Preis, Größe, Eignung der Räumlichkeiten - Vorlauf bis zu 1 Jahr)
- Internetauftritt (Webseite mit Anmeldung und Programm)
- Programmplanung (Spielrunden, Rahmenprogramm wie Party, Quiz, Tasting, Lesung, Filmvorführung, Workshops, evtl. Gäste einladen, technisches Equipment organisieren)
- Anmeldung der Teilnehmer (per Webseite oder easy-con.org, Eingang der Teilnehmerbeiträge checken)
- Zimmerbelegung (wer mit wem, Ehepartner, Einzelzimmerwünsche - fällt weg, wenn die Teilnehmer selber ihre Unterkunft buchen)
- Spielrundenanmeldung (per Webseite oder vor Ort)
- Raumbelegung für Spielrunden und Rahmenprogramm (idR erst vor Ort, auf passende Größe und Ausstattung achten)
- evtl. Catering, Getränke (Sonderwünsche abfragen: Allergien, Vegetarier, Veganer, Getränkeverkauf aus Kommissionsbasis)
- evtl. Versicherung der Veranstaltung
- PR-Arbeiten (Forum, facebook, Webseite)
- Layout/Druck Namensschilder, Programmheft, Programmplan/Raumplan, Raumschilder, Flyer, Getränkemarken o.ä.

vor Ort:
- Orga-Info-Tisch (übliches Büromaterial bereithalten, an Verstromung denken, Laptop, Drucker, Kasse für Getränkeverkauf)
- Tische und Stühle nach Bedarf umplatzieren
- evtl. Getränkeverkauf

nach Ende der Veranstaltung:
- Aufräumen
- Abrechnung, wenn Getränke auf Kommissionsbasis verkauft wurden